Chaque fois que je repère une tâche récurrente qui me vole du temps mental, je pense « déléguer ». Mais déléguer sans méthode, c’est souvent perdre du temps à réexpliquer, suivre et corriger. J’ai construit, testé et affiné une méthode pas-à-pas avec Asana pour déléguer les tâches répétitives tout en gardant une visibilité totale. Voici comment je procède — directement applicable, pragmatique et pensée pour libérer votre attention.
Pourquoi déléguer via Asana plutôt que par email ou chat ?
J’utilise Asana parce que c’est un excellent compromis entre simplicité et puissance : templates, règles d’automatisation, champs personnalisés et rapports. Les emails et les messages instantanés sont parfaits pour la communication rapide, mais ils fragmentent l’information. Asana centralise la tâche, le brief, les pièces jointes, l’historique et la responsabilité, ce qui évite les redites et les pertes d’information.
Étape 1 — Identifier et standardiser la tâche récurrente
Avant toute chose, listez les tâches récurrentes que vous déléguez potentiellement. Pour chaque tâche, répondez à ces questions :
La standardisation est la clé. Plus la tâche est décrite et segmentée, moins il y a d’allers-retours. Concrètement, j’écris un brief type d’une page maximum et je le transforme ensuite en template Asana.
Étape 2 — Créer un template projet/tâche dans Asana
Je recommande de créer :
Dans ces templates, j’inclus :
| Élément | Contenu type |
|---|---|
| Description | Objectif, livrable, format attendu |
| Checklist | Étape 1 : récupérer les données — Étape 2 : formater — Étape 3 : envoyer pour validation |
| Champs personnalisés | Priorité, Temps estimé, Statut de validation |
Étape 3 — Automatiser la création et l’assignation
Asana permet d’ajouter des règles simples qui économisent beaucoup de micro-décisions. Voici quelques automatisations que j’ai mises en place :
Si vous utilisez des outils externes (formulaires, Slack, Calendly), je recommande d’utiliser Zapier ou Make pour créer automatiquement la tâche Asana dès qu’un événement se produit. Par exemple, un formulaire Google Forms rempli peut générer une tâche Asana avec les réponses pré-remplies.
Étape 4 — Onboarding et documentation pour la personne déléguée
La première délégation demande un peu d’effort : un call de 20–30 minutes pour expliquer le template et répondre aux questions fait gagner des heures plus tard. Concrètement, j’envoie :
Je garde toujours un canal de retour ouvert (Slack ou commentaires Asana) pour les premières exécutions.
Étape 5 — Mettre en place un cycle de feedback et validation
Pour maintenir la qualité sans micro-manager, j’organise un process de validation :
Je fixe un SLA (délai de validation) : par exemple 48 heures pour un contrôle. Cela évite les goulots d’attente et garde la cadence.
Étape 6 — Mesurer et itérer
La délégation n’est pas figée. J’utilise les rapports Asana et les champs personnalisés pour suivre :
Chaque mois, j’analyse ces indicateurs et j’ajuste la checklist, la formation ou les automatisations. Parfois, une simple précision dans la description réduit les retours de 50 %.
Quelques bonnes pratiques que j’applique systématiquement
Exemples concrets que j’ai délégués via Asana
Pour vous donner des idées :
Chaque cas avait un template, des règles d’automatisation et un SLA de validation. Le gain ? Moins d’interruptions pour moi et une meilleure montée en compétences de mes collaborateurs.
Pièges à éviter
Déléguer efficacement, ce n’est pas se débarrasser des tâches mais construire un système où elles s’exécutent sans friction et où vous gardez la visibilité. Avec Asana, quelques templates bien conçus, des automatisations simples et un cycle de validation clair, j’ai libéré des heures chaque semaine tout en maintenant la qualité. Si vous voulez, je peux partager un template Asana de base pour commencer — dites-moi seulement quel type de tâche vous voulez déléguer en priorité.
