Répondre aux mêmes questions encore et encore peut grignoter une bonne partie de ma journée. Pour gagner du temps sans paraître impersonnelle, j'ai adopté les templates réutilisables dans Gmail — et après des tests, des ajustements et quelques scripts, je peux répondre à la plupart des clients en moins d'une minute. Ici je partage ma méthode complète : activation, création, personnalisation rapide et quelques astuces avancées (extensions, scripts) pour automatiser intelligemment.
Pourquoi utiliser des templates dans Gmail ?
Je n'aime pas les réponses froides et génériques, mais je veux être efficace. Les templates me permettent de :
Quand une réponse me prend moins d'une minute, je peux enchaîner les conversations et garder de l'énergie pour les dossiers importants.
Étape 1 — activer la fonctionnalité Templates
Sur Gmail web (la version bureau) :
Après activation, vous verrez l'option Templates dans le menu de trois points en bas à droite de la fenêtre de composition.
Étape 2 — créer un template efficace
Pour qu'un template soit utilisable en moins d'une minute, il doit être court, modulaire et contenir des variables claires à remplacer.
Ma structure préférée :
Exemple de template :
Bonjour {Prénom},
Merci pour votre message. Je confirme que j'ai bien reçu votre demande concernant {Objet}. Je m'occupe de vérifier et je reviens vers vous d'ici {délai}.
Si vous avez des éléments supplémentaires, envoyez-les ici.
Bonne journée,
Pour créer : composez un nouveau message, collez le texte, cliquez sur les trois points > Templates > Enregistrer le brouillon comme nouveau modèle > nommez-le.
Étape 3 — insérer et personnaliser rapidement
Quand je réponds :
Astuce : conservez des slots {Prénom} et {délai} courts pour que la personnalisation reste rapide.
Raccourcis clavier et signatures
Activer les raccourcis clavier dans Gmail (Paramètres > Général > Raccourcis clavier > Activer) permet de gagner encore du temps :
Pour éviter d'avoir à insérer manuellement ma signature à chaque template, j'utilise la signature globale de Gmail (Paramètres > Signature) et je la réduis pour qu'elle n'alourdisse pas la réponse.
Options avancées : quand Templates ne suffit pas
Parfois, j'ai besoin d'automatiser encore plus : réponses automatiques filtrées, insertion de données dynamiques (numéro de commande, date de rendez-vous), ou multiples snippets dans le même email. Voici trois approches que j'ai testées :
| Solution | Avantages | Limites |
|---|---|---|
| Templates (Gmail) | Gratuit, intégré, simple | Pas de variables dynamiques automatisées |
| Extensions (TextExpander, Gorgias, Text Blaze) | Snippets dynamiques, raccourcis clavier, gestion centralisée | souvent payant, dépend d'une extension |
| Google Apps Script | Automatisation avancée, réponses filtrées, intégration Sheets/CRM | nécessite un peu de code et d'autorisation |
Exemples pratiques
1) Pour des réponses très fréquentes (prix, horaires) j'utilise Text Blaze : un raccourci /prix insère un paragraphe, je remplace une valeur et j'envoie. Gains réels : 5–10 secondes par message.
2) Pour des réponses automatiques filtrées (ex : "nouvelle demande de démo"), j'ai un petit script Apps Script qui détecte les emails entrants avec l'objet "Demande de démo" et envoie une première réponse avec un template puis ajoute un label. Le script me permet d'ajouter automatiquement des champs depuis un Google Sheet (numéro de ticket, lien de planification).
Mini-exemple de script (idée)
Voici l'idée générale — vous n'avez pas besoin de comprendre chaque ligne pour démarrer, mais cela montre le potentiel :
Fonction simple : parcourt les messages non lus, si l'objet contient "demo", envoie un template personnalisé et ajoute un label.
Si vous voulez, je peux partager un script complet prêt à coller dans Google Apps Script et vous guider pour l'autoriser et le tester.
Bonnes pratiques pour garder un ton humain
Mes habitudes quotidiennes
J'ai deux plages horaires de traitement des emails : une courte le matin et une plus longue en fin d'après-midi. Pendant ces créneaux j'utilise mes templates et j'essaie de répondre à tout ce qui peut l'être en moins d'une minute. Les messages qui demandent plus d'attention vont dans un dossier "À traiter" et deviennent des tâches dans mon gestionnaire (Todoist ou Asana).
Résultat : moins de micro-interruptions, un ton constant, et surtout du temps retrouvé pour créer et tester d'autres optimisations.
Si vous voulez, je peux vous fournir :
