Je démarre souvent avec une idée floue : une envie d'améliorer un processus, une fonctionnalité à créer, ou simplement une intuition qui pourrait devenir un projet utile. Notion est devenu mon allié pour transformer ces germes d'idées en plans d'action concrets et suivables. Dans cet article, je vous montre ma méthode en 5 étapes — testée sur des projets perso et pro — pour passer d'une pensée vague à un plan exécutable, directement dans Notion.
Pourquoi j'utilise Notion pour structurer mes idées
Notion combine prise de notes, bases de données et vues personnalisables. Ce mélange m'autorise à capturer l'idée immédiatement, la structurer, y ajouter des critères d'évaluation, puis la transformer en tâches. Plutôt que d'éparpiller mes réflexions entre post‑it, carnet et To‑Do, j'ai tout centralisé : contexte, recherches, ressources, échéances. La force de Notion, c'est sa flexibilité — que j'adapte selon l'envergure du projet.
Étape 1 — Capturer l'idée brute
Quand une idée arrive, je ne cherche pas la perfection. J'ouvre Notion et je crée une page rapide dans ma base "Idées". Voici les champs que j'ajoute immédiatement :
Cette étape est essentielle : capturer vite évite d'oublier la nuance. Notion me permet aussi d'ajouter des médias (captures d'écran, liens, enregistrements) pour enrichir l'idée.
Étape 2 — Clarifier et prioriser
Une fois l'idée capturée, je reviens dessus dans un second temps, avec un esprit critique. Je crée une vue filtrée de ma base "Idées" et j'ajoute ces propriétés :
Ensuite j'utilise la matrice Impact / Effort (que j'ai intégrée comme vue tableau Kanban dans Notion) pour prioriser. Un projet à fort impact et faible effort monte automatiquement en tête. Cette étape m'évite de poursuivre des idées séduisantes mais chronophages.
Étape 3 — Découper en objectifs et résultats clés
Une idée devient actionable lorsque je définis des objectifs mesurables. J'aime utiliser la méthode OKR (Objectives and Key Results) adaptée au format Notion :
Dans Notion, je crée ces KRs comme une sous‑table liée à la page principale. Cela me permet de suivre le progrès (0–100 %) et d'attacher des tâches spécifiques à chaque KR. Visualiser des indicateurs concrets transforme immédiatement l'abstraction en étapes mesurables.
Étape 4 — Transformer les KRs en tâches et planifier
Maintenant que j'ai des KRs, je transforme chaque KR en tâches concrètes, avec des responsables et des échéances. J'utilise une base "Projets & Tâches" reliée à la page projet.
Pour organiser le travail j'utilise souvent une vue calendrier pour visualiser les deadlines, et une vue Kanban pour suivre l'état d'avancement. Si je collabore, je laisse des commentaires et j'intègre des templates de réunions (ordre du jour, objectifs, décisions) directement dans la page projet.
Étape 5 — Tester, itérer et documenter
Une idée devient durable quand elle a été testée. J'intègre des sections "Expérimentation" et "Retours" dans la page Notion :
Documenter le test dans Notion me permet de capitaliser : la prochaine fois que j'aurai une idée similaire, je n'aurai pas à réinventer la roue. J'ajoute aussi un résumé "Leçons apprises" pour garder ces apprentissages accessibles à toute l'équipe.
Exemple pratique — Du post‑it à un prototype
Récemment, j'ai eu une idée : créer une checklist interactive pour préparer ses journées productives. Voici comment je l'ai traitée dans Notion :
En moins d'une semaine, l'idée est passée de post‑it à version testable — grâce à la structure et aux liens entre pages Notion.
Bonnes pratiques que j'applique systématiquement
Voici quelques règles simples que j'applique pour que mon système Notion reste performant :
| Étape | Objectif | Outil Notion utilisé |
|---|---|---|
| 1. Capturer | Ne pas perdre l'idée | Page rapide dans la base "Idées" |
| 2. Clarifier | Prioriser | Propriétés (Impact / Effort) et vue Kanban |
| 3. Définir OKR | Mesurer la réussite | Sous‑table KRs liée |
| 4. Planifier | Transformer en tâches | Base "Projets & Tâches", vues Calendrier/Kanban |
| 5. Tester | Valider et documenter | Sections Expérimentation / Retours |
La force de cette méthode, c'est qu'elle se prête aussi bien à une idée solo qu'à un projet d'équipe. Notion centralise la réflexion, facilite la traçabilité et, surtout, transforme l'incertitude initiale en actions concrètes. Si vous voulez, je peux partager un template Notion basé sur ces 5 étapes pour vous aider à démarrer.
