Relancer des clients sans y passer des heures, tout en évitant d'écrire des règles complexes dans Zapier ou d'utiliser du code : c'est possible. Dans cet article, je partage la méthode que j'ai mise en place pour automatiser mes relances avec Google Sheets et Zapier, en laissant la logique principale dans la feuille de calcul plutôt que dans l'outil d'automatisation. Résultat : un système simple, transparent et facile à ajuster.
Principe général
Plutôt que d'empiler des conditions et des règles dans Zapier, je laisse Google Sheets décider quand une relance doit être envoyée. La feuille calcule automatiquement les dates de relance, le statut (à relancer / relancé / à ne pas relancer) et produit une colonne "À envoyer" que Zapier utilise comme déclencheur. Ainsi, toute la logique métier reste modifiable directement dans la feuille, sans toucher au zap.
Structure minimale de la feuille Google Sheets
Voici le tableau que j'utilise : simple, explicite et extensible. Collez ce modèle en tête de votre feuille.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| A : Client | Nom du client ou contact | Acme SA |
| B : Email | Adresse email du contact | [email protected] |
| C : Date d’envoi initial | Date du dernier envoi (ou de la facture) | 2026-05-10 |
| D : Délai relance (jours) | Nombre de jours avant la première relance | 7 |
| E : Prochaine relance | Calcul automatique = C + D | =C2+D2 |
| F : Statut | Géré par formule (En attente / Relancé / Ne pas relancer) | =SI(G2="OK";"Relancé";SI(AUJOURDHUI()>E2;"À relancer";"En attente")) |
| G : À envoyer | TRUE quand Zapier doit déclencher l'envoi | =ET(F2="À relancer";H2<>"ENVOYÉ") |
| H : Statut envoi | Valeur mise à jour par Zapier après envoi (ENVOYÉ/ECHEC) | ENVOYÉ |
Important : la colonne G est une formule. Zapier détecte les lignes quand elles sont ajoutées ou modifiées — mais pour être sûr que Zapier réagit, j'utilise aussi une colonne de "marqueur" (H) que Zapier mettra à jour après l'envoi. Ainsi on évite les doubles envois.
Étapes dans Zapier (schéma simple, pas de règles manuelles)
Voici le zap que j'ai créé. Aucun Path compliqué, aucun filtre custom : Zapier exécute simplement une action quand la feuille signale "TRUE" dans la colonne À envoyer.
Sélectionnez la feuille et configurez le déclencheur sur la plage qui contient votre tableau. Zapier déclenchera le zap lorsqu'une ligne est ajoutée ou qu'une cellule change (utile si la colonne G change automatiquement).
Si vous voulez une sécurité supplémentaire, vous pouvez utiliser un filtre pour continuer seulement si la colonne "À envoyer" contient TRUE. Ce n'est pas une règle métier lourde : c'est juste un gardien.
Envoyez le message. Utilisez des champs personnalisés depuis la ligne Google Sheets (nom, email, date, montant, etc.). Pour que chaque relance reste humaine, je personnalise l'objet et le début du message avec le nom du contact et la référence.
Après l'envoi, mettez à jour la colonne H (Statut envoi) avec "ENVOYÉ" et éventuellement la date d'envoi. C'est ce marquage qui empêche une relance répétée tant que la logique dans Sheets ne change pas.
Exemple d'email
Voici la structure d'email que j'utilise — courte, polie et claire :
Sujet : Relance — [Nom du client] — [Référence]
Corps :
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous relancer concernant [objet ou référence]. Si le paiement / la validation a déjà été effectué(e), merci d'ignorer ce message. Sinon, avez-vous besoin d'informations complémentaires pour avancer ?
Bien cordialement,
[Votre prénom]
Astuces pour garder le système fiable
Pourquoi je préfère garder la logique dans Google Sheets
Parce que :
Points de vigilance
Cette méthode m'a permis d'automatiser mes relances sans écrire de règles complexes dans Zapier : toute la logique est visible dans Google Sheets, Zapier se contente d'observer et d'exécuter les envois. Si tu veux, je peux te fournir un modèle de feuille Google Sheets prêt à l'emploi et un export JSON du zap (étapes et mappings) pour importer rapidement — dis-moi quelle stack email tu utilises (Gmail, Outlook, SendGrid…).
