Les factures impayées, c'est le nerf de la guerre quand on gère une petite structure ou des missions en freelance. J'en ai fait l'expérience : perdre des heures à relancer par e-mail, retrouver des échanges éparpillés et finir par oublier certains clients. Pour simplifier tout ça, j'ai mis en place un système de relance automatique avec Gmail et Google Sheets en 3 étapes. Simple, gratuit (ou presque) et très efficace. Je vous explique comment je procède, avec des modèles, un script prêt à l'emploi et des astuces pour garder le contrôle.
Pourquoi j'ai choisi Gmail + Google Sheets
Plusieurs raisons à ce choix :
Si vous préférez des solutions no-code, des outils comme Zapier, Make ou des extensions Gmail (Mailmeteor, Yet Another Mail Merge) fonctionnent aussi, mais je vais rester sur une solution que l'on peut entièrement contrôler et auditer : Google Apps Script connecté à une feuille de calcul.
Étape 1 — Préparer la feuille Google Sheets
Créez une feuille appelée par exemple Relances factures et structurez-la avec ces colonnes :
Je recommande d'utiliser le format ISO pour la Date d'échéance (YYYY-MM-DD) : Apps Script lit plus facilement les dates ainsi. Ajoutez une feuille annexe Templates pour stocker vos modèles d'e-mails (relance douce, relance ferme, mise en demeure amiable). Ainsi vous pouvez personnaliser facilement le texte sans modifier le script.
Étape 2 — Écrire le script d'envoi (Google Apps Script)
Le script va parcourir les lignes, vérifier les factures impayées arrivées à échéance, calculer le nombre de jours depuis l'échéance et envoyer le modèle adéquat via Gmail. Voici la logique que j'utilise :
Points pratiques :
Extrait de script (à coller dans Outils → Éditeur de scripts) — simplifié :
Note : adaptez les numéros de colonnes et les noms de feuilles selon votre fichier. |
Le code complet n'est pas affiché ici pour raisons de format, mais je peux vous fournir un exemple prêt à copier-coller sur demande.
Étape 3 — Programmez et testez
Une fois le script en place, vous devez :
Je recommande d'activer d'abord le script en mode test (exécution manuelle) pour 2–3 jours avant d'automatiser complètement. Cela permet d'ajuster le wording, les délais et d'éviter des envois intempestifs.
Modèles d'e-mails efficaces
Voici quatre exemples de lignes et contenus que j'utilise — adaptez le ton à votre relation client.
Je privilégie des messages courts, factuels et respectueux. Ajoutez un lien vers un paiement en ligne si possible (Stripe, PayPal, virement avec RIB) pour faciliter le règlement immédiat.
Suivi et amélioration continue
Automatiser, c'est bien ; garder un suivi humain, c'est indispensable. Voici mes bonnes pratiques :
Gestion des risques et aspects légaux
Avant d'automatiser les relances, quelques points à garder en tête :
Alternatives et extensions
Si vous cherchez plus de confort ou des fonctions avancées :
Personnellement, j'ai commencé avec Apps Script, puis intégré Zapier quand j'ai voulu déclencher des relances depuis mon CRM. L'avantage de la feuille + script : tout est lisible et modifiable par n'importe quel membre de l'équipe.
Si vous voulez, je peux vous fournir :
Dites-moi ce que vous préférez, et je vous partage le fichier et le script pour que vous puissiez déployer le système en 30 minutes.
