Scénarios d'automatisation avec make (integromat) pour supprimer 8 des copier-coller quotidiens

Je me suis mise à noter tous les mini-gestes chronophages que je faisais chaque jour. Le constat était sans appel : entre copier un tableau depuis un e-mail, coller des informations dans un CRM, transférer des pièces jointes vers Google Drive ou reformater des dates, je perdais facilement 30 à 45 minutes par jour sur des copier-coller répétitifs. Make (ex-Integromat) est devenu l'outil qui m'a permis de transformer ces secondes perdues en temps récupéré. Dans cet article, je partage huit scénarios concrets que j'ai créés pour supprimer des copier-coller quotidiens, avec des astuces pratiques pour les implémenter et les adapter à votre flux.

Pourquoi Make pour automatiser les copier-coller ?

Make est visuel, puissant et très flexible : on assemble des modules (triggers, actions, transformateurs) pour orchestrer des transferts de données. J'apprécie particulièrement la capacité à traiter des données structurées (JSON), à manipuler des tableaux et à intégrer des centaines d'apps (Gmail, Google Sheets, Notion, Slack, Airtable, Trello...). Pour chaque scénario je donne la logique générale, les modules clés et quelques pièges à éviter.

1) Transférer automatiquement les leads d'un formulaire vers Google Sheets et votre CRM

Problème : copier les réponses d'un formulaire (Typeform, Google Forms) puis les coller dans une feuille et dans le CRM.

• Déclencheur : nouveau formulaire soumis (Typeform / Google Forms).
• Actions : ajouter une ligne dans Google Sheets, puis créer/mettre à jour le contact dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
• Astuce : utiliser un filtre ou un "search" dans le module CRM pour éviter les doublons. Normaliser les emails (trim, lowercase) avant la recherche.

Résultat : un seul envoi de formulaire et le lead est partout où il doit être. J'ai aussi ajouté une notification Slack pour l'équipe commerciale avec un lien direct vers la fiche CRM.

2) Récupérer les pièces jointes d'e-mails et les organiser dans Google Drive

Problème : j'ouvrais les e-mails, téléchargeais les PDFs et les remontais manuellement dans Drive avec une arborescence spécifique.

• Déclencheur : nouvel e-mail avec pièce jointe (Gmail / IMAP).
• Actions : enregistrer la pièce jointe dans Google Drive en créant automatiquement des dossiers (par client / projet) avec des noms normalisés.
• Astuce : extraire des infos du sujet ou du corps (regex pour récupérer un numéro de commande) et l'utiliser pour nommer le fichier.

Cela m'a évité des dizaines de copies de fichiers, et mes dossiers Drive sont devenus bien plus cohérents.

3) Synchroniser des tableaux entre Airtable / Notion / Google Sheets

Problème : garder la même table à jour dans plusieurs outils pour différents usages (états, rapports, dashboard).

• Déclencheur : nouvelle ligne ou modification dans la source (Airtable / Google Sheets).
• Actions : rechercher la ligne correspondante dans la cible et créer/mettre à jour. En cas d'absence, créer une nouvelle entrée.
• Astuce : utiliser un identifiant unique (ID interne ou combinaison de champs) pour éviter les créations en doublon.

Je recommande d'opter pour une synchronisation unidirectionnelle quand possible pour limiter les conflits. Pour des syncs bidirectionnelles, prévoir une logique de "dernier changement" avec timestamp.

4) Transformer des e-mails en tâches dans votre gestionnaire

Problème : je copiais souvent le contenu d'un e-mail dans Trello/Asana/Notion pour en faire une tâche.

• Déclencheur : e-mail taggé (Gmail + libellé "À traiter").
• Actions : extraire le corps, joindre les pièces jointes, créer une carte/tâche dans Trello/Asana/Notion avec des champs structurés (deadline, priorité).
• Astuce : ajouter un lien retour vers l'email original pour le contexte et un commentaire automatique si la tâche est réassignée.

Le flux me permet de conserver l'historique et d'éviter de perdre des détails lors du copier-coller.

5) Mettre à jour les statuts de projets via des formulaires internes

Problème : l'équipe m'envoyait des statuts par Slack ou e-mail, puis je recopiais manuellement dans notre fichier de pilotage.

• Déclencheur : message Slack dans un canal dédié ou formulaire interne rempli.
• Actions : parse du message, mise à jour de la ligne correspondante dans Google Sheets / Airtable, notification au reste de l'équipe.
• Astuce : standardiser les messages (templates Slack) pour faciliter le parsing et réduire les erreurs.

6) Créer des rapports hebdomadaires automatisés

Problème : je passais du temps à rassembler des chiffres depuis plusieurs sources pour créer un rapport hebdo.

• Déclencheur : scénarios planifiés (cron) hebdomadaires.
• Actions : récupérer métriques (Google Analytics, HubSpot, Google Sheets), agréger les données, générer un PDF ou un Google Doc, puis envoyer par e-mail aux parties prenantes.
• Astuce : générer d'abord une feuille de calcul intermédaire pour faciliter le débogage. Pour les présentations, j'utilise Google Slides + modèle et j'insère les chiffres automatiquement.

7) Extraire et reformater des tableaux d'e-mails vers Google Sheets

Problème : recevoir des tableaux dans le corps d'un e-mail (texte ou HTML) et devoir copier-coller chaque ligne.

• Déclencheur : e-mail entrant sur une adresse dédiée.
• Actions : parser le HTML ou le texte (Make a des outils de parsing), convertir en array, nettoyer les cellules (trim, remplacer virgules par points pour les nombres), écrire dans Google Sheets ligne par ligne.
• Astuce : prévoir un rapport d'anomalies pour les lignes mal formées (envoyer un résumé à l'expéditeur pour correction).

8) Publier automatiquement des contenus sur plusieurs canaux

Problème : copier-coller le texte d'un article pour le publier sur LinkedIn, Twitter/X, et le partager sur Slack ou par e-mail.

• Déclencheur : nouvel article publié sur votre CMS ou ajout d'une ligne "À publier" dans votre planning éditorial.
• Actions : formater le message selon la plateforme (raccourcir pour Twitter/X, ajouter image pour LinkedIn), poster via les APIs, enregistrer le post dans une feuille de suivi.
• Astuce : utiliser des templates et des variables pour garder une tonalité cohérente tout en adaptant le format.

Bonnes pratiques pour vos scénarios Make

• Modularité : créez des modules réutilisables (par ex. un module "Nettoyage des données") pour éviter de dupliquer la logique.
• Logs et erreurs : ajoutez un module pour logger les erreurs (Google Sheets, e-mail ou Slack) et prévoyez des notifications si un scénario rate.
• Tests : testez avec des données extrêmes (champs vides, caractères spéciaux) pour anticiper les cas réels.
• Sécurité : limitez les permissions des comptes service et stockez les clés/API dans un gestionnaire sécurisé.
• Coût : vérifiez la tarification Make (opérations par scénario). Regrouper des actions peut réduire le nombre d'opérations consommées.
• Surveillance : activez des tableaux de bord simples pour suivre le nombre d'exécutions et détecter une montée d'erreurs après une mise en prod.

Exemple de structure de scénario (schéma simple)

Si vous voulez, je peux vous partager des templates Make (captures d'écran du scénario ou export JSON) adaptés à votre stack (Gmail + Google Sheets, ou Typeform + Pipedrive, etc.). Dites-moi quelle combinaison d'apps vous utilisez et je vous prépare un scénario prêt à importer — c'est souvent l'étape qui fait gagner le plus de temps.